呼和浩特职业学院外事接待工作管理办法

第一章总则

第一条为进一步加强和规范学院外事接待管理，按照内蒙古自治区、呼和浩特市外事办、财政局有关规定，结合学院实际，制定本管理办法。

第二条本办法适用于学院及各处室、二级学院（部）。本办法所称外事接待，是指接待国（境）外团体、个人或驻华使馆等机构或个人等的公务活动。

第二章基本原则

第三条外事接待遵循“先请示、后接待”原则，接待部门应根据规定的接待范围和标准提出申请，报学院领导审批后，方可接待。

第四条外事接待要坚持有利国际交流与合作、务实节俭、对等对口、简化礼仪、高效透明、尊重国家（地区）风俗习惯的原则，做到热情、大方、细致、周到。

第五条根据外宾的职级、来校目的等情况，按照严格标准、对口接待的原则，本着“谁接待，谁负责”的要求，做好外事接待。院级外事接待由学院党政办公室负责，各处室、二级学院（部）的接待工作由本部门负责。

第六条各处室、二级学院（部）组织的外事接待活动，如需邀请学院领导出席，应提前与学院党政办公室联系协调安排。

第三章实施细则

第七条学院外事接待工作包括院级的外事接待工作和处室、二级学院（部）级别的外事接待工作两个部分。

一、院级的外事接待工作

院级的外事接待工作系指涉及到学院层面或多个处室、二级学院（部）的外事接待工作。

院级的外事接待工作的具体事项由党政办公室统筹安排，邀请学院领导和相关单位、部门负责人出席。

院级外事接待工作如涉及到讲学、参观、座谈等事宜，院内各处室、二级学院（部）应积极协助党政办公室开展相关工作。

二、各处室、二级学院（部）级别的外事接待工作

各处室、二级学院（部）级别的外事接待工作系指仅涉及到单个处室、二级学院（部）的外事接待工作。

由国（境）外团体、个人、驻华使馆等机构直接与院内各处室、二级学院（部）联系的非院级的外事来访活动，该处室、二级学院（部）要将此次外事来访活动相关情况（包括来访目的、来访者名单及相关背景资料、来访日程安排、费用承担方式等）形成书面材料，提前1个月报至外事办，由外事办提交主管院领导审批。如审批通过，由该处室、二级学院（部）具体负责接待，外事办予以指导、协助。

由国（境）外团体、个人、驻华使馆等机构直接与外事办联系的非院级的外事来访活动，由外事办征求院内相关处室、二级学院（部）意见，如相关处室、二级学院（部）同意接待，则外事办形成书面材料提交主管院领导审批。如审批通过，则由该处室、二级学院（部）具体负责接待，外事办予以指导、协助。

处室、二级学院（部）级别的外事接待工作如需邀请学院领导出席，需提前5个工作日与学院党政办公室联系。由学院党政办公室邀请院领导出席。

如处室、二级学院（部）级别的外事接待活动中涉及到签订合作协议，该处室、二级学院（部）须将合作协议报至党政办公室法制机要科审核，由学院领导直接签署协议。任何处室、二级学院（部）不得私自与国（境）外学校或相关机构签署任何形式的合作协议。

处室、二级学院（部）级别的外事接待活动中所涉及到的具体项目，由该处室、二级学院（部）负责安排专人落实。

处室、二级学院（部）级别的外事接待活动结束后，具体负责接待工作的处室、二级学院（部）应将接待活动的相关材料存档备案。

严禁任何处室、二级学院（部）、教职员工私自通过外国驻华使（领）馆对国外来访团组或个人发出邀请。

第四章 接待标准

第八条外事接待一般在院内进行。

第九条外宾日常伙食招待应该注重节俭，严格根据伙食标准选择菜品，提倡自助餐等形式。

第十条外事接待用餐，不得提供鱼翅、燕窝等高档菜肴和用野生保护动物制作菜肴，不得提供香烟和高档酒水。

第十一条交通费按以下办法执行：

一、外事接待用车原则上按照对等原则或已有的外事交流协议安排。

二、确有必要为外宾安排车辆的，应根据实际需要安排，并减少随行车辆。

三、学院领导原则上不到机场、车站迎送宾客，确需迎送的一般在住地进行。

第十二条对外赠礼按以下办法执行：

一、对外赠礼应当节约从简，不求奢华。实物礼品应当尽量选择具有中国或学院特色的纪念品、传统手工艺品和实用物品，提倡赠送师生作品。

二、原则上由接待单位赠礼1次，其他单位不必重复赠礼。如外方赠礼，可按对等原则回礼。

第十三条陪同外宾赴外地访问期间，陪同人员费用由所在部门负担。陪同人员的差旅费等开支标准按照国内差旅费有关规定执行。确需与外宾同住、同行的，经学院领导批准，可按对应的外事接待标准实报实销。

第十四条外事接待原则上由邀请部门负担经费。校际交流和院级及以上来访外宾的接待由学院外事经费负担，其他外事的接待由院内邀请部门负担。

第十五条外宾住宿费按以下办法执行：

一、外宾住宿应当注重安全舒适、不追求奢华，以校内住宿为主。

二、如确有必要安排在校外住宿的，特殊情况专项报批。

第十六条接待费用：学院级别的外事接待工作，费用从学院的外事经费中支出；处室、二级学院（部）级别的外事接待工作，费用由各接待处室、二级学院（部）负担。

第五章注意事项

第十七条来访人员在当地申请签证时如需《被授权单位签证通知表》（官方邀请函），校内邀请单位须在来访人员来华前40个工作日向外事办提交来访人员相关材料，由外事办统一办理相关手续。

第十八条外国政要、外国使（领）馆官员以及国外传媒人员来访，须由外事办提前上报上级主管部门。

第十九条参加外事接待人员应衣着整齐、得体，言谈举止大方。接待过程中应遵守国家有关外事接待工作的规定和国家有关保密工作的规定。

第二十条对于来自港澳台及海外的华人华侨等其他人士的接待，可参照本办法执行。

第七章附则

第二十一条本规定自发布之日起实行。