(一)印章刻制
1、院内新增设的科室需刻制印章时,必须事先提交书面申请。经主管领导同意后,由办公室按照有关文件规定,确定印章的内容、规格、图样,然后开具介绍信并负责刻制。
2、院内各部门需要更换印章时,要事先提交书面申请,写明更换印章的理由,并附原印章印样,交办公室核定,签字同意后开具介绍信方可刻制。
3、印章刻制好后,应到办公室留存印模,并由办公室印发启用印章通知。发文之日起新印章开始使用,旧印章同时作废。
4、院内任何部门不能自行刻制、更换印章。
(二)印章管理
1、院级各类印章由办公室主任负责保管。
2、各科室的印章由本科室管理,规范使用。印章应加锁存放,印章管理人员要认真负责,确保印章安全。
3、印章应及时清洗,勤添印油,确保印章经久耐用,用印清晰。
4、非印章保管员使用印章必须按规定办理,每次用印要进行登记。
5、盖印时应注意位置恰当。
6、文件或材料的落款单位,必须与印章一致,否则不能用印。
(三)印章的使用制度
办公室掌管的印章主要有:学院公章、党总支部印章。
1、学院公章:用于学院行政名义上报的文件、报表,学院行政名义发布的各类文件,合同或协议书、毕业生登记表、聘书、公函、招生录取通知书、学生成绩单、奖状及各种通知、证书、报告、介绍信等。
2、党总支印章:用于党总支上报或发布各类文件、通知、证明、报告等。