采购管理内部控制制度
（摘自《学院内控制度汇编》(呼职院发〔2018〕142号印发)）
第一章 总 则
第一条为进一步规范和加强呼和浩特职业学院（以下简称“学院”）采购管理工作，有效防控采购管理风险，提高采购的规范性、科学性和准确性，依据《中华人民共和国政府采购法》（主席令68号）、《中华人民共和国政府采购法实施条例》（国务院令第658号）、《行政事业单位内部控制规范（试行）》（财会〔2012〕第21号）、《政府采购货物和服务招标投标管理办法》(财政部令第87号)、等法律法规，结合本学院工作实际，制定本制度。
第二条本制度适用于学院采购业务管理工作。
第三条本制度所称采购，是指以合同方式有偿取得货物、工程和服务的行为，包括购买、租赁、委托、雇用等。
第四条本制度采购管理是对本学院采购预算、采购计划、采购方式、采购执行、采购合同备案、采购验收、质疑与投诉、监督检查等环节的全面管控。
第五条采购业务管理遵循预算批准的采购方式，归口管理、职责明确，程序规范，降低采购风险，提高采购资金使用效益的原则。
第六条学院采购应当遵循公开透明原则、公平竞争原则、公正原则和诚实信用原则。
第七条学院采购管理内部控制的主要目标要以“分事行权、分岗设权、分级授权”为主线,通过制定制度、健全机制、完善措施、规范流程,逐步形成依法合规、运转高效、风险可控、问责严格的采购内部运转和管控制度,做到约束机制健全、权力运行规范、风险控制有力、监督问责到位,实现对采购活动内部权力运行的有效制约。
第八条学院采购管理内部控制的主要任务。
（一）严防廉政风险。针对政府采购岗位设置、流程设计、主体责任等重点问题,细化廉政规范、明确纪律规矩,形成严密、有效的约束机制。
（二）控制法律风险。切实提升学院法治观念,依法依规组织开展政府采购活动,切实防控政府采购执行的法律风险。
（三）落实政策功能。准确把握采购领域政策功能落实要求,严格执行政策规定。
（四）提升履职效能。落实精简、统一、效能的要求,科学确定事权归属、岗位责任、流程控制和授权关系,推进采购流程优化、执行顺畅化,提升采购整体效率、效果和效益。
第二章 管理机构及其职责分工
第九条采购管理机构划分为采购决策机构、采购日常管理机构、采购执行机构和采购监督机构。
第十条院长办公会是采购管理的最高决策机构，涉及“三重一大”事项的由院长办公会报党委会决策，招标采购领导小组是采购的日常决策机构。
招标采购领导小组组长由院长担任，副组长由国有资产经营管理处分管院长担任，成员包括国资处、计划财务处、党政办公室、后勤管理处、发展规划与科技处、教务处、纪检监察审计处、实习实训处、网络管理中心、图书馆、学工处的部门业务负责人（成员名单具体见任命名单）。并下设由国有资产经营管理处、后勤管理处、计划财务处、纪检监察审计处组成的工作小组。
（一）院长办公会（重要事项）/党委会（三重一大事项）的主要职责包括：
1.审议、审定采购政策，研究规范和固化采购程序；
2.按照权限审议、审定采购管理相关的重要事项。
（二）招标采购领导小组主要职责有：
1.研究审核采购预算、采购计划等事项，涉及重要事项的按审批权限上报院长办公会审议、审定；
2.研究审核采购定额标准以上的采购需求、公开招标文件和采购合同，涉及重要事项的按审批权限上报院长办公会审议、审定；
3.监督采购工作，协助相关部门查处采购违法行为；
4.其他需要提交审核的相关采购事项。
（二）工作小组主要职责：
1.组织论证采购需求的必要性、科学性等；
2.组织编制采购计划，报招标采购领导小组审批；
3.组织学院级统一采购计划的实施。
第十一条国有资产经营管理处是采购日常管理机构，国有资产经营管理处的采购管理岗，负责采购过程中的联系协调等日常性工作的开展。
国有资产经营管理处主要职责有：
（一）根据国家、自治区和呼市有关政府采购的管理规定，拟定本学院采购制度、标准和规范文件；
（二）审核各部门、二级学院编制的采购预算、采购计划；
（三）初步审核采购实施计划、采购方式；
（四）审核采购项目的采购文件和采购合同，审核学院自行采购相关事项；
（五）组织参与采购验收工作，负责统筹安排采购评标、验收小组相关人员，参加评审和验收相关工作，并拟定相关意见；
（六）负责采购文档的归档与报备工作；
（七）督促各部门依法履行采购合同，执行采购预算，核准采购资金，协调处理采购纠纷；
（八）其他采购相关工作。
第十二条各需求部门、二级学院为采购业务活动的执行机构，负责提出采购需求、编制采购预算和计划，根据工作需要，参与项目评审和项目验收等事项。
各需求部门、二级学院安排专人作为采购经办人员，采购经办人员应具有依法办事、清正廉洁、以身作则的政治纪律观念，熟悉有关政府采购法律、法规和财会等相关专业知识。
第十三条内部控制监督委员会\纪检监察审计处为采购监督机构，行使监督检查职权，其主要职责有：
（一）监督检查有关政府采购法律、行政法规和规章制度的执行情况；
（二）监督检查招标采购范围、采购方式和采购程序的执行情况；
（三）监督检查学院和个人在招标采购过程中，是否按照法律法规要求办理事项；
（四）受理学院和个人对采购活动过程中违纪违规行为的投诉、举报及查处；
（五）参与采购业务质疑投诉答复的处理。
第十四条采购管理不相容岗位主要包括：
采购需求制定与内部审批；
招标文件准备与复核；
采购执行与监督检查。
第三章 采购预算管理
第十五条采购预算包括年初采购预算和调整采购预算，年初采购预算是部门预算的组成部分，是按各资金来源编制的采购预算数。追加或调整的采购项目预算，应按照预算管理权限和程序要求，取得采购预算资金批复。
第十六条采购预算编报与批复
各业务部门应按照“先预算，后计划，再采购”的工作流程，规范填报采购预算，编报并录入采购计划后，方可实施采购。
各业务部门在编制下一年度部门预算时，应当根据本级人民政府公布的政府采购集中采购目录、限额标准和公开招标数额标准，按照部门预算编制格式和口径，编制下一年度采购预算，作为部门预算的一部份，具体编报流程可参照预算管理内部控制制度中流程执行。
第十七条调整采购预算
各采购需求部门需要调整采购预算的，应提出调整采购预算的书面申请，财政局审核同意后向国有资产经营管理处下达《采购预算调整通知》；具体申报流程可参照预算管理内部控制制度中预算调整流程执行。
第四章 采购计划备案管理
第十八条各业务部门使用财政性资金采购依法公布的政府集中采购目录以内或者采购限额标准以上的货物、工程和服务项目的；结合部门内部实际需求，提出采购项目购置申请的；均应编报采购计划。
第十九条采购计划应实行备案制管理，其中编报的范围包括：以公开招标方式采购的所有政府采购计划；呼市本级集中采购目录规定限额以下采用非公开招标方式的政府采购计划。政府采购法规定需要财政部门批准的政府采购计划仍按现行办法执行。
第二十条采购计划备案流程：
（一）各业务部门根据自身工作需要依据政府采购集中采购目录、限额标准、公开招标数额和已批复的部门政府采购预算编制《采购申请表》，经过本部门负责人与分管领导审核后报送国有资产经营管理处；
（二）国有资产经营管理处依据相关法律法规要求对需求部门编制的《采购申请表》进行审核，审核后若认为该采购计划不符合相关法律法规要求作审核不通过处理，退回需求部门修改后再送交，若认为该采购计划符合相关法律法规要求，做审核通过处理并汇总，在政府采购监督管理平台填制《政府采购计划备案表》上报财政局备案。
第二十一条学院内部对采购计划按季度进行管理，每个季度初期，各部门根据采购预算与部门实际需求编制季度采购计划，国有资产经营管理处审核汇总后备案管理，做为具体采购实施计划的审核依据。其中包括政府采购计划与自行采购计划。
第五章 采购申请审批管理
第一节 政府购买服务
第二十二条属于政府购买服务项目的，业务部门应当在购买预算下达后，根据政府采购管理要求编制政府采购实施计划,采用公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源、询价、竞争性磋商等采购方式确定承接主体，经国有资产经营管理处审核并报财政局备案后，即可开展采购活动。
第二节 变更政府采购方式
第二十三条变更政府采购方式的，业务部门应先按照法律法规要求填制《政府采购方式变更申请》送交国有资产经营管理处审核；国有资产经营管理处审核通过后组织专家组进行论证、出具专家组论证意见单；组织学院内部相关部门进行内部会商、出具会商报告，其中包括会议纪要和参会人员名单；并将单一来源采购信息（含《专家论证意见表》）进行法定媒体公示后，将学院的政府采购方式变更申请、组织专业人员论证意见、内部会商报告、项目预算金额与预算批复文件或者资金来源证明、公示结果等相关材料上报财政局，经财政局审批后下发《政府采购项目批准书》，需求部门接收《政府采购项目批准书》并组织实施采购活动。
第三节 政府采购进口产品
第二十四条符合法定要求申请政府采购进口产品的，业务部门应按照财< 政部关于印发《政府采购进口产品管理办法》的通知(财库[2007]119号)>的规定要求填写《政府采购进口产品申请表》送交国有资产经营管理处审核，国有资产经营管理处审核通过后组织相关部门进行内部会商、出具会议纪要与参会人员名单，组织专家论证、出具专家论证意见和论证报告，在政府采购指定媒体上对进口产品采购信息进行公示，并将政府采购进口产品所属行业主管部门审核后的相关材料汇总上报财政局，财政局审核审批后下发《政府采购项目批准书》，业务部门接收《政府采购项目批准书》并组织实施采购活动，未经财政局核准不得采购进口产品。
第二十五条政府采购进口产品合同履行中，采购人确需追加与合同标的相同的产品，在不改变合同其他条款的前提下，且所有补充合同的采购金额不超过原合同采购金额的10%时，可以与供应商协商签订补充合同，不需要重新审核。
第六章 采购实施管理
第一节 政府采购管理
第二十六条公开招标
公开招标应作为政府采购的主要采购方式，各部门、二级学院不得将应当以公开招标方式采购的货物或者服务化整为零或者以其他任何方式规避公开招标采购。
符合《呼和浩特市人民政府办公厅关于公布XXXX-XXXX年市级政府采购集中采购目录、限额标准和公开招标数额标准的通知》的采购项目，可以采用公开招标方式采购；
第二十七条邀请招标
依据《中华人民共和国政府采购法》符合下列情形的货物或者服务，可以采用邀请招标方式采购：
(一)具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；
(二)采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的。
第二十八条竞争性谈判
依据《中华人民共和国政府采购法》符合下列情形的货物或者服务，可以采用竞争性谈判方式采购：
(一)招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；
(二)技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；
(三)采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；
(四)不能事先计算出价格总额的。
第二十九条单一来源
依据《中华人民共和国政府采购法》符合下列情形的货物或者服务，可以采用单一来源方式采购：
(一)只能从唯一供应商处采购的；
(二)发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；
(三)必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。
采取单一来源方式采购的，采购人与供应商应当遵循《中华人民共和国政府采购法》规定的原则，在保证采购项目质量和双方商定合理价格的基础上进行采购。
第三十条询价
采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的政府采购项目，可以依据《中华人民共和国政府采购法》采用询价方式采购。
第三十一条竞争性磋商
依据关于印发《政府采购竞争性磋商采购方式管理暂行办法》的通知》符合下列情形的项目，可以采用竞争性磋商方式开展采购：
（一）政府购买服务项目；
（二）技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；
（三）因艺术品采购、专利、专有技术或者服务的时间、数量事先不能确定等原因不能事先计算出价格总额的；
（四）市场竞争不充分的科研项目，以及需要扶持的科技成果转化项目；
（五）按照招标投标法及其实施条例必须进行招标的工程建设项目以外的工程建设项目。
第二节 自行采购管理
第三十二条学院实行自行采购范围如下：集中采购目录以外且在集中采购限额以下；暂不纳入集中采购范围内的项目或特殊要求项目；属于集中采购范围，但经财政局批准同意转为自行采购的项目。
第三十三条自行采购项目应当严格落实采购责任制，做到货比三家、集体决策、公开透明，并留存书面记录。已实施完毕或正在实施的项目，采购人不得申请自行采购或其他非公开招标方式采购。
第七章 网上商城管理
第三十四条使用财政性资金采购纳入“呼和浩特市政府采购电子交易平台”（以下简称“交易平台”）目录范围内的货物，可以经过“交易平台”进行采购。
第三十五条采购方式包括网上直购和网上竞价：
网上直购：是指各部门、二级学院根据采购需求，通过网上商城进行对比选择确定购买的商品，并直接下单采购的一种采购方式
网上竞价：是指各部门、二级学院在网上商城发布采购信息，由供应商根据采购需求进行网上竞价，在规定时间内以满足采购需求且价格低、服务好的为中标供应商的一种采购方式。
第三十六条采购限额标准：
单次采购预算金额在5万元以下(含5万元)的，采取网上直购采购方式采购；单次采购预算金额在5万元以上、20万元以下(含20万元)的，采取网上竞价方式采购。
第八章 采购合同签订管理
第三十七条采购合同适用于《中华人民共和国合同法》与《中华人民共和国政府采购法》，规定学院和供应商之间的权利和义务，应当按照平等、自愿的原则以合同方式约定。
第三十八条学院与供应商在签订合同与合同履行中的要求：
（一）学院与供应商签订合同时，学院法定代表人可以委托学院相关授权人或采购代理机构代表其与供应商签订采购合同。由学院相关授权人或采购代理机构以学院采购方的名义签订合同的，应当将已签订的授权委托书提交财政局，作为合同附件。双方签订的合同应当采用书面形式。
（二）学院在采购合同履行中，如需追加与合同标的相同的货物、工程或者服务的，在不改变合同其他条款的前提下，所有补充合同的采购金额没有超过原合同采购金额的10%时，可以与供应商协商签订补充合同。
（三）学院与中标、成交供应商应当在中标通知书发出30日内，按照采购文件确定的事项签订采购合同，自签订之日起双方不得擅自改变、中止或终止已签订的采购合同，如继续履行已签订的采购合同损害国家利益的需双方修改、中止或终止合同，该事项由一方导致的则由其承担赔偿责任，由双方导致的则由双方承担赔偿责任。
第三十九条凡涉及采购的项目必须签订采购合同，并在中标、成交通知书发出之日起30日内完成签订，合同条款不得与采购文件和成交供应商的报价文件内容有实质性偏离。
第九章 采购合同备案管理
第四十条采购合同备案实行电子备案方式，采购活动实施完成后，采购管理岗在监督管理平台录入《政府采购项目组织实施备案书》审核后，学院与供应商自签订政府采购合同之日起7个工作日内采购管理岗在监督管理平台中进行合同登记备案，《政府采购项目组织实施备案书》是合同备案的前提，若未进行电子备案的，不能在监督管理平台中填制《政府采购合同备案函》进行合同登记备案。
第四十一条《政府采购合同备案函》按照谁使用谁打印的原则，各采购业务部门、二级学院可根据业务需要自行打印并根据国库集中支付管理要求报送相关资料，办理支付手续。
第十章 采购验收管理
第四十二条加强采购项目的验收管理，根据规定的验收制度和采购文件，由相关部门或指定专人对所购物品的品种、规格、数量质量和其他相关内容进行验收，出具验收证明。对重大采购项目应当成立验收小组，由技术、法律、财会等方面的专家共同参与验收工作。
第四十三条在采购货物、服务或工程项目竣工后，学院应组织对货物、服务进行验收或对工程项目进行决算。相关验收或竣工决算工作，应严格依据资产管理、项目管理的相关规定进行。
第四十四条依法自行组织采购的、依法委托采购代理机构组织采购的，由国有资产经营管理处组织验收小组按照合同约定组织验收，并通知需求部门派代表参加；大型复杂的采购项目，需邀请国家认可的质量检测机构负责验收。
验收结束后，出具验收单/报告，全体验收人员签署验收意见并加盖学院公章作为申请支付资金的必要文件。
第四十五条验收小组可以由学院代表、采购代理机构和相关领域的技术专家组成，但是直接参与该项采购组织实施活动的工作人员不得作为验收工作的主要负责人。
第十一章 采购质疑与投诉管理
第四十六条为了规范采购质疑与投诉，提高采购质疑与投诉的处理效率，对学院采购需求部门与供应商的采购活动进行规范管控。
第四十七条供应商认为采购文件、采购过程或采购结果使自己的合法权益受到损害的，在7个工作日内以书面形式向学院采购需求部门或相关部门提出质疑。学院在收到供应商的书面质疑后7个工作日内作出答复，供应商对质疑答复不满意，或者未在规定期限内作出答复的，供应商可以在答复期满后15个工作日内向财政局提起投诉。
第四十八条学院在收到质疑函后1个工作日内对质疑函的形式进行审查，符合条件的质疑，应当及时受理。
第四十九条学院质疑处理工作应当在受理质疑事项后7个工作日内完成。对于供应商依法提出的询问事项，应当在3个工作日内作出答复。
第十二章 采购监督检查管理
第五十条学院应当加强对采购活动的监督检查。
监督检查的主要内容是：
（一）有关政府采购的法律、行政法规和规章的执行情况；
（二）采购范围、采购方式和采购程序的执行情况；
（三）学院政府采购人员的职业素质和专业技能。
第五十一条学院对采购项目的采购活动进行监督检查，采购当事人应当如实反映情况，提供有关材料。
第五十二条学院对采购活动进行监督检查，纪检监察部门有权查阅、复制有关文件、资料，学院采购人员应当予以配合。
第十三章 法律责任
第五十三条学院各部门、二级学院、评标委员会成员违反《中华人民共和国政府采购法》（主席令第68号）及相关法律法规制度规定的，按照有关规定依法进行处罚；在政府采购网上发布公告。
第十四章 附 则
第五十四条本制度与上级有关部门制度相抵触的，以上级部门制度为准。学院内其他制度与本制度相抵触的，以本制度为准。
第五十五条本制度从发布之日起实施。
